TAK: Für den Laien: Was verbirgt sich hinter der Bezeichnung M-Files?

Jean-Pierre Sorichilli: «M-Files» ist der Produktname der Datenspeicher-Software (DMS), die wir für die digitale Ablage im TAK verwenden. Es ist unser digitales Daten-Archiv, in dem sämtliche Dokumente durch das System verschlüsselt hinterlegt werden.

TAK: Da das Theater als solches im Kern immer noch wie in der Antike funktioniert, scheint Digitalisierung im ersten Hinsehen ganz abwegig – oder?

JPS: Das Gegenteil ist der Fall! Zunächst ist das TAK ein modernes Unternehmen und setzt aktuelle Vorgänge genau wie viele andre Betriebe um. Ein wichtiger, unheimlich aktueller Punkt ist natürlich die Nachhaltigkeit: Je weniger Papierverbrauch, desto weniger Co2 Verbrauch, natürlich auch weniger Kosten. Praktische Gründe aus dem Arbeitsalltag sind sicherlich, dass Doppelungen oder auch Mehrfacharbeit vermieden wird und dass keine Rechnung verloren gehen kann. Und ein wichtiger Punkt in meinen Augen: Es entsteht durch die Nutzung des M-Files eine (stark) spürbare Effizienzsteigerung. Der Verwaltungsaufwand ist in den letzten Jahren durch Verschärfung von Richtlinien und Gesetzesänderungen stark gestiegen. Aber seit Einführung von M-Files werden wir in der Geschäftsleitung nicht mehr von Papierbergen erschlagen. Und dies ist mein Hauptanliegen: Die Verwaltung darf nicht mehr Arbeit sein, als unser Hauptauftrag: Die Kultur!

TAK: Was ist der Mehrwert eines solchen digitalen Archivs?

JPS: Im M-Files haben wir alle buchhalterischen Dokumente, die in unserem Theaterbetrieb vorkommen, hinterlegt. Zum einen ist entscheidend, dass wir durch eine optimierte Suchfunktion diese Dokumente sehr leicht in den verschiedenen Prozessen aufrufen können, von der Vertragserstellung für eine Veranstaltung, über die koordinatorischen Buchungen im Zusammenhang mit der Anreise, Übernachtung, Verpflegung der Künstler, bis hin zur einzelnen Überweisung in der Buchhaltung. In all diese Einzelschritte sind natürlich ganz verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter involviert, auch liegen zwischen der Planung und dem Stattfinden einer Veranstaltung Monate, wenn nicht Jahre: Über das M-Files ist für alle involvierten Mitarbeiter der direkte Zugang zu den betreffenden Dokumenten um ein Vielfaches erleichtert.

Darüber hinaus ist durch den digitalen Zeitstempel an jedem Dokument die Ablage Revisions-sicher. Das ist natürlich an vielen Stellen relevant und bietet zudem eine grosse Erleichterung bei der Revision selbst. Ausserdem kann das Tool einen Workflow erstellen, der auch über die einzelnen Abteilungen hinweg Vorgänge erleichtert. Ein Aspekt dabei ist, dass sich die Abteilungen so verzahnen und beispielsweise bei Zahlungsvorgängen das sechs-Augen-Prinzip sichergestellt ist.

TAK: In welchen Bereichen wird das M-Files konkret genutzt?

JPS: Es sind in erster Linie alle Vorgänge, die mit Finanzen zusammenhängen: Das Rechnungswesen, Gagen- und Spesenabrechnungen, , A-1-Formulare sowie Vorstellungs-Abrechungen. Es betrifft ausserdem alle Dokumente, die dem Datenschutz unterliegen. Das sind die Vorgänge in der Buchhaltung, des Künstlerischen Betriebsbüros (KBB) mit sämtlichen Verträge, sowie Dokumente im Personalwesen des TAK. Durch M-Files sind alle Daten-gesetzlichen Bestimmungen gewährleistet.

Scheinbar simple Alltagsvorgänge werden durch die digitale Ablage im M-Files um einiges erleichtert: Es gibt klare Ablagestrukturen zur Ablage vertragsrelevanter Emails. Originale können geschreddert werden und es entsteht ganz praktisch Platz. Wir versuchen intern wie auch mit externen Partnern darauf hinzuarbeiten, möglichst viele Dokumente digital zu erhalten, um Papier zu sparen. Und da Speicherplatz heute kein relevanter Diskussionspunkt mehr ist, ist die Kapazität der M-Files noch oben offen.

TAK: Was ist Ihnen im durchaus aufwendigen Prozess der Einführung besonders im Gedächtnis geblieben?

JPS: Die Zusammenarbeit mit der Firma Cofox und mit Herrn Frey lief ganz hervorragend. Das Einfühlungsvermögen in unseren Betrieb, die Herausforderungen eines Theaters mit Gastspielbetrieb zu sehen, war sehr hoch und so konnten wir sehr zielführend das Programm an unseren Bedarf anpassen. Ich bin stolz, dass wir als 1. Theater M-Files eingeführt haben, mit den speziellen Anforderungen eines Gastspielbetriebs und der Anforderung nach absolut kurzen Wegen. Insgesamt war die Betreuung durch Cofox in der gesamten Umsetzung und die Gestaltung super.

Gerne erzähle ich auch die Reaktion der letzten Revision: Die Kollegen waren hellauf begeistert, wie leicht man alle Belege findet. Ihr Kommentar war «Das ist lässig g´si!».